政府篇

徐祥誠 學長
政大外交系 104級
職位名稱
吐瓦魯國大使館 執行秘書
工作內容
1. 大使的秘書
2. 協助處理吐瓦魯的領務、僑務
3. 協助處理吐瓦魯在台留學生相關事務
為何選擇這個產業?
• 本科系專業:
1. 大學四年外交系的課程中,發現自身對外交事務感興趣
2. 大學期間在外交部及NGO的經歷,對公部門工作環境有更深的認識,因此對外交事務有所嚮往。
• 私部門不符於期望:
研究所畢業回國後曾進入私部門工作,但私部門並不符合對職涯的期望,因此進入現在的服務單位。
獨門秘笈
• 工作環境:
大使館雖然不是台灣的政府機構,但工作內容、環境等還是與公部門相近。
• 把握實習:
大學時除了累積相關知識,建議把握機會進入相關單位或機構實習,才能了解自己是否適合於公部門工作。
• 細心且有計畫性:
執行秘書除了負責日常行政庶務,也必須負責僑務、撰寫公文、分析報告等多項事務,能細心並有計畫的同時處理各項事務的人較適合於此職位與單位工作。
• 履歷:
履歷的內容應著重表現自己在公部門或外交事務相關的工作經驗。
• 面試:
1. 穿著正式體面:
常需陪同大使出席正式場合,穿著必須正式體面。
2. 英語溝通能力:
日常工作無論與大使、僑⺠溝通或撰寫公文皆使用英文,面試時相當看重英文能力,能以英文流暢溝通相當重要。
3. 組織能力與危機處理能力:
若能在面試中表現自己的組織能力與危機處理能力非常加分。
給新鮮人的建議
• 決策空間較大:
在大使館的工作,由於吐瓦魯國大使館組織與其他政府機構相比較扁平,所有工作內容都直接向大使報告,大使也給我許多空間決定如何完成工作,並不會給予太多指示。
• 建議:
建議剛入職的新人多發問並學習,盡快掌握該部門或機構的SOP與慣例,才能在短時間熟悉工作。
Q & A
請問在政府機構工作的體驗或要求與一般企業有什麼不同?

在公家機關工作與在私人企業工作最大的不同在於,公家機關工作,有政府有較多 SOP 可以遵循,每次的事情都是不一樣的,需要找到方法完成不同的案子,有許多資料可以參考。
在公部門很多時候必須得到上級的同意,公部門較嚴謹,也有比較多過去的案例以及規則需要遵循。私部門則有比較大的空間可以跟上級進行溝通交換意見。

什麼契機接觸到吐瓦魯大使館的工作機會

本身一直都是做這方面的工作,外交系社團奎博老師轉貼此工作機會,近來其他館在徵人,不太會在求職網站上發徵才訊息。
主要兩管道:使館辦事處社群網站、官方網站
使館有才需求時,透過自己的公文,彼此使館之間會知道,但對外若想知道則需透過以上兩管道。

是什麼樣的考量讓學長選擇此份工作,而非任職於外交部

外交部必須先準備考試,一方面有經濟上的考量,一放面有實務上的考量。
經濟上全職考生壓力大,決定先找一份工作,一方面有空閒時間可以準備,也可以大概知道大使館跟辦事處的工作內容是怎麼樣。

外交系當中不是所有人都會選擇外交作為未來的職涯方向,部分人會選擇往商學院或法學院發展,有什麼建議想給這些外交學系的學弟妹嗎?(如跨領域學習、確立方向等等)

趁大學有機會多去實習,才有辦法知道自己適合喜歡什麼,適不適合公部門的環境。

如果選擇外交作為職涯方向,在此條道路上可能會遇到許多挫折,學長有什麼話或建議想給這些學弟妹,或者學長遇到挫折時是用什麼方法來做心態上的調適?

● 工作上的挫折,多問上級才能更快融入這個環境。
● 很有耐心等待這樣的機會,機會出現就把握,有嘗試就有機會。
● 遇到這樣的問題時應該多累積一些自己的能力,前一份工作(公關公司)學到的也可應用在現在這份工作上。

任職於吐瓦魯大使館有沒有什麼很深刻或很有成就感的事?

● 讓大家更認識吐瓦魯,大家對吐瓦魯的認識比較少。
● 在入職過後友邦大使接電視台採訪或其他訪問。
● 12 月參加台灣國際漁業展,都是讓台灣認識吐瓦魯的機會。
● 一方面是交流,一方面提高吐瓦魯大使館的能見度。

需要學習吐瓦魯當地的語言嗎?

● 文化是一定需要的,其語言非常難學習,但英文都能溝通。
● 要推廣吐瓦魯這個國家,所以必須了解地理產業經濟等。

想請問學長在外交工作上有沒有想像與事實落差很大的地方?

● 進入禮賓司、大家穿西裝打領帶,其實佔非常非常小的部分。
● 真正的外交工作為國家與國家的溝通,許多文書工作,過程有時候非常瑣碎的,必須經歷幾個月幾年的工作,需要花費的時間跟精力是非常非常多的。
● 背後需要有許多外交人員的努力。

若取得國外碩士學歷,在職場上是否更吃香?

台灣外交部不敢確定,但在國外使館會有優勢,因為英文能力有保證。